รวม สูตร Excel ทำงานเร็ว ไม่มีพลาด!

ในยุคปัจจุบันไม่ว่าทำงานด้านไหนการเรียนรู้ที่จะใช้งานโปรแกรม Microsoft Excel เป็นสิ่งที่ช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานมากขึ้น โดยสิ่งสำคัญที่ช่วยให้การทำงาน Excel เป็นเรื่องง่าย สะดวกและรวดเร็วยิ่งขึ้นก็คือ การใช้ “สูตร” ที่ไม่เพียงแต่ช่วยคำนวณอัตโนมัติ แต่ยังช่วยจัดการข้อมูลและช่วยให้ผู้ใช้งานวิเคราะห์ข้อมูลได้อย่างแม่นยำ ในบทความนี้เราจึงมีตัวอย่างสูตรที่ควรรู้มาฝาก รับรองว่า 5 สูตร Excel นี้ ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นจริง ๆ

คัดมาแล้ว สูตร Excel ที่ช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นเยอะ!

1. สูตร SUM

เป็นหนึ่งในสูตรพื้นฐานของ Excel ที่ช่วยบวกค่าในช่วงหรือชุดของเซลล์ได้ ช่วยประหยัดเวลามากกว่าการบวกตัวเลขด้วยตนเองด้วยเครื่องคิดเลขที่เสี่ยงต่อการกดผิดบ่อย โดยสูตร SUM มีประโยชน์อย่างยิ่งในการคำนวณผลรวมค่าใช้จ่าย หรือสรุปยอดขาย

วิธีใช้งาน: ป้อนคำสั่งลงในเซลล์ที่ต้องการผลลัพธ์ โดยพิมพ์ =SUM(ช่วงของเซลล์ที่ต้องการรวมเข้าด้วยกัน)

ตัวอย่าง: =SUM(A1:A5) จะเพิ่มค่าในเซลล์ A1, A2, A3, A4 และ A5 หรือใช้ในการคำนวณข้ามช่วงเซลล์ก็ได้ เช่น =SUM(A1:A5)+B1″ จะคำนวณผลรวมของช่วง A1:A5 และเพิ่มค่าในเซลล์ B1 เป็นต้น

2. สูตร AVERAGE

เป็นสูตรสำหรับการหาค่าเฉลี่ยของข้อมูลตัวเลข เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการหาราคาเฉลี่ยของสินค้าหรือบริการ หาค่าต้นทุนเฉลี่ยหรือคะแนนเฉลี่ย เป็นต้น

วิธีใช้งาน: ป้อนคำสั่งลงในเซลล์ที่ต้องการผลลัพธ์ โดยพิมพ์ =AVERAGE(ช่วงของเซลล์ที่ต้องการหาค่าเฉลี่ย)

ตัวอย่าง: =AVERAGE(A1:A5) โดยค่าที่อยู่ใน A1, A2, A3, A4 และ A5 มีค่า 1, 2, 3, 4 และ 5 ตามลำดับ ผลลัพธ์ที่ได้ คือ “3” ซึ่งเท่ากับการนำค่าจาก A1 ถึง A5 มารวมกัน หารด้วยจำนวนเซลล์ที่นับ 1 + 2 + 3 + 4 + 5 = 15/5 = 3

3. สูตร BAHTTEXT

สูตรแปลงค่าเงินตัวเลขอารบิกเป็นภาษาไทย เหมาะสำหรับเจ้าหน้าที่การเงิน นักบัญชี หรือแอดมินที่ต้องการความสะดวก ประหยัดเวลาและเพิ่มความถูกต้องในการทำเอกสารใบเสนอราคา ใบส่งของ หรือใบกำกับภาษี

วิธีใช้งาน: ป้อนคำสั่งลงในเซลล์ที่ต้องการผลลัพธ์ โดยพิมพ์ =BAHTTEXT(เซลล์ที่ต้องการแปลงค่า) 

ตัวอย่าง: =BAHTTEXT(A1) โดยช่อง A1 เป็นตัวเลข 10,000.00 ผลลัพธ์ที่ได้คือแปลงเป็นคำว่า หนึ่งหมื่นบาทถ้วน 

4. สูตร COUNT และ COUNTA

สำหรับสูตรนี้มีไว้เพื่อนับจำนวนเซลล์ที่ต้องการว่ามีจำนวนรวมกี่ช่อง เหมาะสำหรับผู้ที่ต้องการนับจำนวนออเดอร์ หรือจำนวนคน เป็นต้น ความแตกต่างระหว่างสูตร COUNT และ COUNTA คือ สูตร COUNT จะนับเฉพาะเซลล์ที่มีตัวเลข ส่วน COUNTA จะนับเซลล์ที่ต้องการทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นเซลล์ที่พิมพ์ด้วยตัวเลข หรือเซลล์ที่พิมพ์ด้วยตัวอักษร

วิธีใช้งาน: ป้อนคำสั่งลงในเซลล์ที่ต้องการผลลัพธ์ โดยพิมพ์ =COUNT(ช่วงเซลล์ที่ต้องการนับจำนวน กรณีเพิ่มคอลัมน์คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) หรือหากต้องการนับเซลล์ทั้งหมด พิมพ์ =COUNTA(ช่วงเซลล์ที่ต้องการนับ กรณีเพิ่มคอลัมน์คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค)

ตัวอย่าง: =COUNT(A1:A20,B1:B20) หรือ =COUNTA(A1:A20,B1:B20) เมื่อใส่สูตรนี้ลงไปและกด Enter โปรแกรมจะทำการนับจำนวนเซลล์ตั้งแต่ A1 ถึง A20 รวมกับ B1 ถึง B20 จะนับได้ทั้งหมด 40 เซลล์

5. สูตร Min/Max

เป็นสูตรที่ออกแบบมาเพื่ออำนวยความสะดวกให้กับครู นักบัญชี หรือคนทำงานฟรีแลนซ์ หรือขายของเป็นอย่างมาก เพราะทำให้รู้ว่าสินค้ารายการไหนมียอดขายสูงสุด ต่ำสุด หรือใช้ในการนับคะแนนของเด็ก ๆ ก็ได้เช่นกัน

วิธีใช้งาน: สำหรับการหาค่าต่ำสุดให้ใช้สูตร =Min(ช่วงเซลล์หรือเซลล์ที่ต้องการคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) และสำหรับการหาค่าสูงสุด ให้ใช้สูตร =Max(ช่วงเซลล์ หรือเซลล์ที่ต้องการคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) 

ตัวอย่าง: เซลล์ A1 ถึง A5 และ B33 มีค่า 30, 35, 75, 26, 99 และ 22 ตามลำดับ สำหรับวิธีหาค่าต่ำสุดจากเซลล์ดังกล่าวให้ใช้สูตร =Min(A1:A5,B33) ค่าที่ได้ คือ 22 สำหรับวิธีหาค่าสูงสุดใช้สูตร =Max(A1:A5,B33) ค่าที่ได้ คือ 99 

ทำไม สูตร Excel ขึ้น #value หรือ #Name

หากใครลองนำสูตรด้านบนไปใช้ในการจัดการเอกสารและพบว่า หลังจากที่ใส่สูตรลงไปแล้วกลับได้ผลลัพธ์เป็น #value หรือ #Name นั้นหมายความว่า มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้นในการใส่สูตร สิ่งที่จะสามารถแก้ปัญหานี้ได้ คือ ให้มองหาเครื่องหมายอัศจรรย์ (!) สีเหลืองและกดเข้าไป เลือกคำสั่ง Show Calculation Step ระบบจะแสดงหน้าต่าง Evaluate Formula ขึ้นมา ให้สังเกตสูตรในช่องว่าตัวไหนถูกขีดเส้นใต้อยู่ เพราะนั่นหมายถึงจุดผิดพลาดที่ทำให้เกิด #value หรือ #Name นั้นเอง หลังจากนั้นคลิกคำว่า Evaluate ระบบจะอธิบายจุดที่ต้องแก้ไขให้ 

สำหรับผู้ที่สนใจใช้งานโปรแกรม Excel หรือโปรแกรมชุดสำนักงานสามารถสั่งซื้อผ่านทาง Lazada ได้เนื่องจากเป็นร้านค้าทางการที่จำหน่ายโปรแกรมถูกต้องตามกฎหมาย ไม่ต้องเสี่ยงกับการโดนหลอก เสียเงินแต่ไม่ได้โปรแกรม หรือเจอโปรแกรมละเมิดลิขสิทธิ์ที่ดาวน์โหลดมาอย่างผิดกฎหมาย ซึ่งไม่เพียงแต่ทำให้คอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งานโปรแกรมเถื่อนเสี่ยงกับการโจรกรรมข้อมูลผ่าน Spyware แต่ยังเสี่ยงต่อการถูกดำเนินคดีตามกฎหมายด้วย โดยโทษจากการละเมิดลิขสิทธิ์ซอฟต์แวร์ของผู้ใช้งานมีโทษปรับตั้งแต่ 20,000 บาทถึง 200,000 บาทเลยทีเดียว 

การเรียนรู้ สูตร Excel สามารถเพิ่มประสิทธิภาพและทำให้เกิดความสะดวกสบายในการทำงานมากขึ้น ซึ่ง สูตร SUM จะช่วยให้คำนวณได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ, สูตร AVERAGE ช่วยอำนวยความสะดวกในการหาค่าเฉลี่ยจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่ สูตร BAHTTEXT ช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มความแม่นยำในการเปลี่ยนตัวเลขค่าเงินบาทเป็นตัวอักษรไทย สูตร COUNT และ COUNTA ช่วยนับเซลล์ที่ต้องการจากชุดข้อมูลขนาดใหญ่ได้อย่างรวดเร็วและ สูตร Min/Max ช่วยให้วิเคราะห์ข้อมูลขนาดใหญ่ได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังมีสูตรอีกจำนวนมากที่เป็นประโยชน์ หากเลือกสูตรที่ตรงกับลักษณะการทำงานของคุณก็จะทำให้การทำงานรวดเร็วคล่องตัว ลดความผิดพลาด และประหยัดเวลามากขึ้น

ที่มาข้อมูล: Sanook, 9experttraining, microsoft, สำนักเทคโนโลยีสารสนเทศ