การ เซ็นรับรองสำเนา เป็นสิ่งสำคัญ เพราะเป็นการยืนยันตัวตนเพื่อทำธุรกรรมต่าง ๆ ที่มีผลกับชีวิต ซึ่งในบทความนี้เราขอแนะนำเทคนิคและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการเซ็นสำเนาเอกสารเพื่อช่วยเพิ่มความปลอดภัยและป้องกันเอกสารไม่ให้ถูกปลอมแปลงได้ง่าย
เหตุผลในการ เซ็นรับรองสำเนา เอกสารสำคัญ
เมื่อมีความจำเป็นที่จะต้องใช้เอกสารสำคัญประกอบการทำธุรกรรมต่าง ๆ โดยปกติแล้วจะใช้เอกสารสำเนาในการยื่นประกอบ โดยการเซ็นรับรองเป็นการยืนยันความถูกต้องของสำเนาเอกสารเพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันความถูกต้องของเอกสารตัวจริง หรือเอกสารต้นฉบับ
รวมถึงใช้ในการแสดงความประสงค์ในการทำธุรกรรมต่าง ๆ การรับรองสำเนาที่ถูกต้องไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับตนเองเท่านั้น แต่ยังเป็นหลักฐานที่ใช้ในการยืนยันตัวตนของผู้ลงนามและป้องกันการนำเอกสารไปใช้ซ้ำ หรือปลอมแปลงโดยไม่ได้รับอนุญาต
การ เซ็นรับรองสำเนา มีกี่แบบ
ในปัจจุบันการเซ็นรับรองสามารถแบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ การเซ็นด้วยลายมือ และ การเซ็นดิจิทัล โดยเคล็ดลับการเซ็นสำเนาทั้ง 2 แบบ มีดังนี้
- ลายเซ็นลายมือ การเซ็นรับรองเอกสารด้วยลายมือยังเป็นวิธีหลักในการทำธุรกรรมต่าง ๆ ในประเทศไทยโดยเคล็ดลับที่ช่วยให้เอกสารสำคัญไม่ถูกปลอมแปลงง่าย ได้แก่ การใช้ปากกาหมึกสีดำเท่านั้น หากเป็นปากกาเจลควรตรวจสอบให้ดีว่าไม่ใช่แบบที่สามารถลบได้ด้วยความร้อน รวมถึงควรระมัดระวังเรื่องเส้นปากกาขาดระหว่างการเซ็น เพราะจะทำให้เกิดข้อสงสัยได้ว่าเป็นเอกสารปลอมแปลงได้
- ลายเซ็นดิจิทัล สำหรับเอกสารที่สามารถใช้ลายเซ็นลายเซ็นดิจิทัลได้ ผู้เซ็นชื่อบนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ควรใช้ซอฟต์แวร์ลายเซ็นดิจิทัลเพื่อป้องกันการคัดลอกลายเซ็นโดยพลการ ซึ่งจะช่วยให้ผู้ที่ทำธุรกรรมผ่านระบบอินเตอร์เน็ตปลอดภัยมากขึ้น นอกจากนี้ควรให้ความสำคัญในการเก็บรักษาข้อมูลเอกสารส่วนตัวเอาไว้ในอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ด้วย เพราะการสแกนไฟล์เอกสารสำคัญสามารถคัดลอกและนำมาใช้ได้ง่าย เจ้าของข้อมูลจึงควรใส่รหัสโฟลเดอร์เอาไว้ด้วย โดยเฉพาะผู้ที่เซ็นสำเนาถูกต้องเอาไว้ในเอกสารสำคัญ เหล่ามิจฉาชีพสามารถใช้โปรแกรมเฉพาะในการลบลายเซ็นต์บนเอกสารได้ จึงควรระมัดระวังการเก็บรักษาไฟล์ให้ดี
เทคนิค เซ็นรับรองสำเนา ป้องกันมิจฉาชีพสวมรอย
หากต้องการป้องกันตัวเองจากการถูกมิจฉาชีพปลอมแปลงสำเนาเอกสารสำคัญ การปฏิบัติตามวิธีการเหล่านี้ช่วยได้ วิธีที่เรานำมาบอกนั้นสามารถใช้เซ็นรับรองสำเนาเอกสารสำคัญได้ทั้งหมด โดยในส่วนของการเซ็นสำเนาควรขีดเส้นทับบริเวณข้อมูลสำคัญ สำหรับบัตรประชาชนหรือบัตรประจำตัวอื่น ๆ ที่หน่วยงานราชการออกให้ ควรขีดเส้นแต่ต้องไม่ทับใบหน้าและเขียนข้อมูลสำคัญ 4 อย่าง คือ
- สำเนาถูกต้อง
- ใช้เพื่อ………..เท่านั้น โดยแนะนำให้ใส่เครื่องหมาย * เอาไว้ด้านหน้าและด้านหลังของข้อความเพื่อป้องกันการเติมข้อความอื่นลงไป
- เซ็นชื่อกำกับ
- ระบุวันที่สำเนา
นอกจากนี้การถ่ายสำเนาในร้านถ่ายเอกสารที่เชื่อถือได้ รวมถึงถ่ายเอกสารสำเนาอย่างถูกต้องก็จะช่วยลดการปลอมแปลงเอกสารได้ ในส่วนของการสำเนาบัตรประชาชนแม้ว่าในปัจจุบันบัตรประชาชนจะเป็นแบบสมาร์ทการ์ด (Smart card) ที่มีชิปการ์ดในการเก็บข้อมูลสำคัญต่าง ๆ ได้ แต่ต้องใช้กับเครื่องอ่านชิปการ์ดที่มีความเฉพาะเจาะจง จึงทำให้หลายหน่วยงานยังต้องใช้สำเนาบัตรประชนเพื่อยืนยันตัวตนและแสดงความประสงค์ในการทำธุรกรรม
โดยการถ่ายสำเนาบัตรประชาชนที่ถูกต้องควรถ่ายเฉพาะด้านหน้าตามหนังสือกระทรวงมหาดไทย ที่ 0309.2/ว6857 ลงวันที่ 22 มีนาคม 2556 เรื่อง การถ่ายสำเนาบัตรประจำตัวประชาชนแบบอเนกประสงค์ (Smart Card) ระบุข้อความว่า “ข้อมูลส่วนบุคคลที่สำคัญครบถ้วนอยู่ด้านหน้า ควรให้ถ่ายสำเนาบัตรเพียงด้านเดียว เนื่องจากด้านหลังบัตรเป็นข้อมูลกำกับบัตรเพื่อควบคุมการจ่ายบัตร” ทำให้การถ่ายสำเนาบัตรประชาชนด้านเดียวก็เพียงพอ
แนะนำ ปากกา น่าใช้ เหมาะสำหรับการเซ็นรับรอง
- Quantum Marshmallow
ปากกาลูกลื่นที่เขียนง่าย ทนทาน หมึกไหลต่อเนื่องจึงเขียนได้เส้นหมึกสม่ำเสมอ ไม่ต้องกังวลว่าจะเซ็นสะดุด น้ำหมึกเป็นแบบ Geluloid ink ให้สีเข้ม หัวปากกาขนาด 0.29 มม. เส้นบาง
- Deli Q18
ปากกาลูกลื่น หัวโค้งมน สีน้ำเงินเข้ม ขนาดหัวปากกา 0.7 มม. เส้นบาง เขียนลื่น เหมาะสำหรับเซ็นชื่อ หรือเขียนบันทึกต่าง ๆ อย่างสะดวกมือ ด้ามปากกาขนาดเหมาะมือ และมีแถบยางช่วยเพิ่มความนุ่ม ลดแรงกดที่ข้อนิ้วมือ สำหรับสีด้ามเป็นโทนสีพาสเทลสดใส
- Uni MSXE5-1000-05
ปากกาเขียนลื่น แม้จะเป็นหมึกเจลแต่แห้งไวไม่ต้องกลัวเอกสารเลอะเทอะ หมึกสีเข้มช่วยป้องกันการปลอมแปลงเอกสารได้ดี มีให้เลือก 4 เฉดสี คือ สีดำ สีน้ำเงิน สีแดง สีเขียว หัวดินสอเพิ่มความสะดวกสบายในการจดบันทึก ดีไซน์แท่งปากกาหรูหรา สวยงาม
- FASTER CX718-FAN
ปากกาหมึกเจล หัวแหลม เขียนสวย ไม่สะดุด เซ็นชื่อได้ไม่ขาดตอน เหมาะสำหรับใช้เซ็นเอกสารเพราะหมึกแห้งง่าย คมชัดและติดทนจึงไม่ลบเลือนง่าย ช่วยให้การเซ็นเอกสารสำคัญปลอดภัยยิ่งขึ้น
- KACO Pure Vintage colour
ปากกาหมึกเจล ด้ามจับเรียบหรู เขียนลื่น หัวปากกาขนาด 0.5 มม. ให้เส้นที่คมชัด ขนาดพอเหมาะ เหมาะสำหรับสายมูที่ชอบเส้นปากกาที่มีความมั่นคง ดูชัดเจนและน่าเชื่อถือ ส่วนสีของด้ามปากกาเป็นสีวินเทจ เป็นสีล้วนเรียบ ๆ มีด้วยกัน 5 สี คือ แดงเลือดหมู , น้ำตาลเข้ม , กรม , ดำ , เขียวหัวเป็ด ให้ความรู้สึกเรียบแต่โก้
ทริกเล็ก ๆ ในการเลือกปากกา หากใช้ลายเซ็นในการรับรองเอกสาร ควรเลือกหัวปากกาที่มีขนาดไม่เล็ก ไม่ใหญ่จนเกินไป เพราะจะทำให้เส้นดูสวยงาม เป็นธรรมชาติ แต่หากเขียนด้วยลายมือ หากเป็นคนมือเบาควรเลือกปากกาที่มีหัวปากกาขนาดใหญ่เพื่อเพิ่มความหนักแน่น ชัดเจน แต่หากเป็นคนมือหนักควรเลือกปากกาที่มีหัวปากกาขนาดเล็กเพื่อให้ชื่อที่เซ็นมีความเรียบร้อยมากขึ้น
การ เซ็นรับรองสำเนา ที่ถูกต้องควรคำนึงถึงความปลอดภัยของข้อมูลส่วนบุคคล เพราะช่วยป้องกันมิจฉาชีพที่พยายามปลอมแปลงเอกสารสำคัญที่สามารถนำไปใช้ทำธุรกรรมที่ส่งผลเสียต่อเจ้าของข้อมูลในอนาคต ดังนั้นเจ้าของข้อมูลจึงไม่ควรมองข้ามการเซ็นสำเนาเอกสารและปากกาที่ใช้ในการเซ็นเอกสารอยู่เสมอ
ที่มาข้อมูล: condonewb , antifakenewscenter , softwaresuite , ระบบทะเบียนลูกค้ากระทรวงอุตสาหกรรม
